Mehr Flexibilität, Schnelligkeit und allen voran Bürgerfreundlichkeit, sind die Ziele, welche sich
Bürgerinnen und Bürger von der Verwaltung wünschen und im Leitbild der Stadt Zeitz
verbindlich festgelegt wurden. Die Stadt arbeitet kontinuierlich an der Umsetzung und muss
dabei als öffentliche Hand und als Dienstleister für die Bürgerinnen und Bürger, nicht nur die
gesetzlichen Anforderungen umsetzen, sondern zeitgleich IT-Prozesse optimieren.
„Die ersten Schritte hin zu spürbar mehr Bürgerfreundlichkeit haben wir jetzt umgesetzt. So
findet man in der Webpräsenz der Stadt Zeitz unseren neu geschaffenen Digitalraum, in dem
die Bürgerinnen und Bürger mit nur wenigen Klicks bereits 62 in Sachsen-Anhalt verfügbare
Online-Anträge, die Online-Terminvergabe für den Bereich Kindertageseinrichtungen, einen
Überblick zu den Dienstleistungen der Stadt sowie wichtige und hilfreiche Informationen, die
Ihnen die Nutzung der Online-Dienstleistungen erleichtern, finden“, erklärt Sophie Schlehahn,
die Beauftragte für die Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG-Beauftragte) der Stadt
Zeitz.
Die ersten Schritte wurden gemacht und vor allem die Onlineterminbuchung, welche dank
Digitalisierung rund um die Uhr möglich ist, kann nun unkompliziert vom Wohnzimmer aus
vorgenommen werden und erspart nicht nur bei der Terminvergabe lange Wartezeiten. Den
Anfang macht hierbei der Bereich Kindertageseinrichtungen, denn Termine für die Anmeldung
der Kindertagesbetreuung, den Vertragsabschluss sowie der Klärung von Zahlungsverzug,
können jetzt bequem vom Sofa aus, gebucht werden. Die neue Funktion ergänzt die digitale
Antragsstellung zur Anmeldung der Kindertagesbetreuung, damit der Gang ins Rathaus
möglichst schnell und reibungslos in den Alltag integriert werden kann, wobei auch weiterhin
ein Besuch während der Öffnungszeiten möglich ist.
Die digitale Terminvereinbarung im Sachgebiet Kindertageseinrichtung ist dabei nur einer von
vielen Schritten hin zur digitalen Verwaltung. In 2024 folgen weitere Bereiche der
Stadtverwaltung, insbesondere das Bürgerbüro. „Hier steht der bürgernahe Service im Fokus
und so werden wir neben dem Ausbau der Onlineterminvergabe auch ein digitales
Aufrufsystem einführen. So wird viel Zeit gespart, da man den Besucherstrom lenken kann,
wodurch wiederum mehr Zeit für die eigentlichen Anliegen der Bürgerinnen und Bürger
bleibt“, erläutert Bürgermeisterin Kathrin Weber.
Wichtige erste Schritte in die richtige Richtung und zudem ein spürbarer Fortschritt für die
Bürgerinnen und Bürger. „Die Digitalisierung ist nicht einfach nur eine Pflichtaufgabe bei der
wir aufholen müssen, sondern vielmehr ein wichtiger Standortfaktor, egal ob für
Privathaushalte oder Unternehmen. In den letzten Jahren mussten wir uns aufgrund der
Haushaltskonsolidierung bei Investitionen in die Digitalisierung stark zurückhalten. Bund und
Länder stellen den Kommunen im Rahmen der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
viele Onlinedienste kostengünstig zur Nachnutzung zur Verfügung. Dies müssen wir nutzen
und nehmen deshalb jetzt das Geld in die Hand, um insbesondere die technische Ertüchtigung
unserer Systeme umzusetzen, denn dies liegt allein in unserer Verantwortung. Hier gibt es
keine Förderprogramme oder Pauschalzuweisungen. Doch mit der Gründung der Stabsstelle
Digitalisierung im März dieses Jahres hat die Stadtverwaltung neben dem
Digitalisierungszentrum Zeitz einen zweiten Motor erhalten, der die Digitalisierung in der
Verwaltung aktiv vorantreibt. Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern dient in Zeiten des
Fachkräftemangels und dem demographischen Wandel dazu, die Verwaltungstätigkeit
aufrechtzuerhalten, indem Prozesse verschlankt und automatisiert werden. Davon profitieren
in erster Linie die Bürgerinnen und Bürger, denn die Verwaltungsleistungen können dadurch
zunehmend schneller bearbeitet und nahezu rund um die Uhr angeboten werden. Wir haben
einiges nachzuholen, doch wir holen auf“, so Bürgermeisterin Kathrin Weber weiter.
Unterstützt wird die Verwaltung hierbei auch vom Stadtrat, welcher die Planungen
befürwortet und zuletzt die Verwaltung auch durch einen entsprechenden Beschluss
zusätzlich legitimiert hat und in den einzelnen Gremiensitzungen deutlich machte, dass die
Verwaltung durch diese Schritte bürgernah sowie service- und zukunftsorientiert aufgestellt
wird.
2023 stand dabei der Aufbau der Stabsstelle Digitalisierung ebenso im Fokus wie die
Planungen für Projekte, die 2024 realisiert werden sollen. Dazu zählen:
Flächendeckende Einführung eines Dokumentenmanagementsystems
Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) und die notwendigen Schnittstellen zu wichtigen
Fachverfahren sind die Voraussetzung dafür, dass Verwaltungen ganzheitlich, Ende-zu-Ende
digitalisiert werden können. Die unterschiedlichsten digitalen Dokumente können gemeinsam
in einer zentralen, für alle über das Netzwerk erreichbaren Datenbank, abgelegt werden. So
stehen die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung. Davon
profitieren Bürgerinnen und Bürger sowie Verwaltungen, weil die bereichsübergreifende
Zusammenarbeit erleichtert und Bearbeitungszeiten erheblich verkürzt sowie
Personalressourcen geschont werden.
Gleichzeitig ist ein DMS Voraussetzung dafür, Gesetze wie die Single Digital Gateway-
Verordnung der EU, das Registermodernisierungsgesetz, das Onlinezugangsgesetz und das
eGovernmentgesetz des Landes Sachsen-Anhalt umzusetzen. Die Digitalisierung der
Schriftgutverwaltung ist eine erhebliche und unvermeidliche Investition in die Modernisierung
der Stadtverwaltung und bildet mit Investitionskosten in Höhe von rund 100.000 Euro das mit
Abstand größte Projekt der Stabsstelle Digitalisierung in 2024.
Einführung digitaler Gewerbesteuerbescheid
Ab dem Jahr 2025 ist die elektronische Datenübermittlung auch im Bereich der
Gewerbesteuer gesetzlich vorgeschrieben. Dafür muss u.a. das Haushaltsprogramm der Stadt
Zeitz für rund 15.000 Euro technisch ertüchtigt werden, um eine medienbruchfreie
maschinelle Verarbeitung der Daten sowie die neuen digitalen Standards für den
Gewerbesteuerbescheid erfüllen zu können.
Einführung Software für Allgemeine Ordnungswidrigkeiten
Mit der neuen Software können allgemeine Ordnungswidrigkeiten wie fehlende
Gehwegreinigung, Hundevorfälle etc. erfasst werden. Vorfälle können direkt im
Erfassungsgerät vor Ort aufgenommen und in das zentrale System des Ordnungsamtes
übertragen werden. Fristberechnungen und Wiedervorlagen werden automatisch durch das
Programm vorgenommen. Im Vertretungsfall können die Sachverhalte einfacher
nachvollzogen und bearbeitet werden. Dadurch verkürzt sich der Zeitraum zwischen dem
Vorfall und der Bescheidzustellung. Folglich kann das Ordnungsamt wesentlich effektiver
seinen Pflichtaufgaben nachkommen – mit Investitionskosten in Höhe von 4.300 Euro ein
großer Mehrwert für die Sicherheit und Ordnung in der Stadt.
Einführung ePaymentsystem ePayBL
Onlinedienste digital ohne Umwege bezahlen – wie bei Amazon. Das soll auch zukünftig für
Onlinedienste der Stadtverwaltung möglich sein mithilfe von ePayment. Die
Entwicklergemeinschaft ePayBL ist eine Plattform zur Integration von Zahlverfahren, wie
Kreditkartenzahlungen, PayPal und Giropay in elektronische Geschäftsprozesse öffentlicher
Verwaltungen. So werden Parktickets, Urkunden und Bußgelder schnell und unkompliziert
elektronisch zahlbar. Das ePaymentsystem ePayBL wird als Basisdienst vom Land Sachsen-
Anhalt kostenfrei zur Verfügung gestellt. Die Kosten für die Ertüchtigung des städtischen
Haushaltsprogramms, um ePayment anbieten zu können, in Höhe von 2.900 Euro muss die
Stadt selbst tragen.
Einführung Onlinedienst Fundsachen
Der Onlinedienst Fundsachen „NovaFind“ der Firma Rubikon ist eine Nachnutzung im Rahmen
des Onlinezugangsgesetzes (OZG) und wurde der Stadt Zeitz zu sehr günstigen Konditionen
angeboten: es fallen keine Investitionskosten an und die Betriebskosten fürs 1. Jahr
übernimmt der Bund. Mithilfe der Software „NovaFind“, die auch die Deutsche Bahn für ihr
Fundbüro nutzt, wird das Bürgerbüro abgegebene Fundsachen verwalten. Gleichzeitig wird es
für Bürgerinnen und Bürger möglich sein, online nach verlorenen Fundsachen zu suchen. Die
Wartung der alten Software für das Fundbüro wird 2024 eingestellt, so dass ohnehin eine
Neuanschaffung bevorstand.
Einführung weiterer Nachnutzungsdienste im Rahmen des Onlinezugangsgesetzes (OZG)
Die Angebote zur Nachnutzung sind noch nicht konkretisiert, da die nachnutzbaren OZG-
Leistungen erst in 2024 veröffentlicht werden. Geplant sind aktuell unter anderem Einführung
des Onlinedienstes Wohngeld.
Bild:
Hier steht der bürgernahe Service im Fokus und so werden wir neben dem Ausbau
der Onlineterminvergabe auch ein digitales Aufrufsystem einführen. So wird viel Zeit gespart,
da man den Besucherstrom lenken kann, wodurch wiederum mehr Zeit für die eigentlichen
Anliegen der Bürgerinnen und Bürger bleibt, erläutert Bürgermeisterin Kathrin Weber. (Foto:
Stadt Zeitz/Lars Werner)
Quelle: Stadt Zeitz